Wohnungsübergabeprotokoll: Was ist zu beachten?

Das Wohnungsübergabeprotokoll gehört beim Ein- und Auszug zu den wichtigsten Papieren. Darin protokollieren beide Mietparteien den Zustand der Wohnung, listen Mängel auf, notieren übergebene Schlüssel und Einrichtungsgegenstände sowie Zählerstände.

Obwohl das Wohnungsübergabeprotokoll nicht vorgeschrieben ist, kann es für Sie rechtlich relevant werden. Sie sollten sowohl als Vermieter als ach als Mieter auf ein solches Schriftstück bestehen. Denn beide Seiten können sich damit absichern und Streitigkeiten bereits im Vorfeld verhindern.

Bedeutung: Welche Aufgabe hat ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Das Wohnungsübergabeprotokoll ist ein formloses Schriftstück, in dem Vermieter und Mieter bei einem Wohnungswechsel den Zustand der Wohnung möglichst objektiv festhalten. Insbesondere listet es Mängel auf. Beide Parteien unterschreiben das Papier und übernehmen damit die Gewähr, dass der darin aufgeführte Zustand des Objektes den Tatsachen entspricht.

Das Wohnungsübergabeprotokoll können beide Parteien heranziehen, um den Unterschied des Zustands der Wohnung bei Einzug und Auszug zu ermitteln. Daraus leitet sich unter anderem ab, ob Schönheitsreparaturen durch den Mieter erforderlich sind, wer Mängel verursacht hat oder ob zum Beispiel noch alle übergebenen Schlüssel vorhanden sind.

Ein typisches Anwendungsbeispiel: Vermieter und Mieter gleichen den Zustand der Wohnung bei Ein- und Auszug ab. Hat sich der Zustand einiger Detailbereiche wie Wände, Türrahmen oder Bodenbelag über die zu erwartende Abnutzung hinaus verschlechtert, kann daraus eine Verpflichtung zu Schönheitsreparaturen resultieren. Aber: War der Mangel bereits beim Einzug protokolliert, muss der Mieter den Mangel nicht beseitigen.

Wann wird ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt?

Es gibt zwei Zeitpunkte, wann für Sie das Schriftstück interessant wird.

Beide Parteien erstellen ein Übergabeprotokoll beim Einzug. In dem Fall gehen Vermieter und Mieter die Wohnung durch und halten den Zustand schriftlich fest. In der Regel erfolgt diese Vereinbarung nach der Unterschrift des Mietvertrags und bei der Schlüsselübergabe. Die Übergabe muss spätestens am ersten Tag des Mietverhältnisses stattfinden.
Beide Parteien erstellen das Wohnungsübergabeprotokoll beim Auszug. Auch dabei gehen die Beteiligten die Wohnung durch und halten Mängel fest. In der Regel ist auch hier der optimale Zeitpunkt die Schlüsselübergabe. Das heißt: Die Übergabe findet spätestens am letzten Tag des Mietverhältnisses statt.

Sonderfall: Wohnungsübergabeprotokoll zwischen Mietern

Sollte der Vermieter auf eine Inspektion der Wohnung zwischen zwei Vermietungen verzichten, können Vor- und Nachmieter ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellen. Der einzige Unterschied: Der Nachmieter übernimmt die Verantwortung für den protokollierten Zustand der Wohnung.

Tageszeit kann entscheiden sein!

Erfahrungsgemäß sollten Sie eine Wohnung bei ausreichend Tageslicht inspizieren. Das Sonnenlicht ermöglicht Ihnen einen besseren Blick und Mängel sind leichter zu sehen. Bei schwach beleuchteten Räumen am Abend oder frühen Morgen besteht die Gefahr, dass Ihnen Kratzer, Dellen, Farbschattierungen und ähnliche Mängel nicht auffallen.

Das detaillierte Wohnungsübergabeprotokoll richtig ausfüllen

Für Form und Inhalt des Wohnungsübergabeprotokolls gibt es keine offiziellen Vorgaben. Einige wichtige Punkte sollte es aber mindestens enthalten, damit es im Zweifelsfall rechtlichen Ansprüchen genügt. Sowohl der Deutsche Mieterbund und ähnliche Vereinigungen als auch verschiedene Vermieterorganisationen empfehlen ähnliche Inhalte. An diesen sollten sich das Papier orientieren.

Formale Inhalte

Ein detailliertes Wohnungsübergabeprotokoll sollte folgende formale Punkte enthalten:

Anschrift der Wohnung und Hinweise zur Lage (Wohnungsnummer, Geschossbezeichnung usw.) zur eindeutigen Identifikation des Objektes.
Name und Anschrift des Vermieters oder der beauftragten Person/Organisation (z. B. Hausverwaltung) und des neuen bzw. alten Mieters. Bei der Anschrift eines neuen Mieters sollte dies dessen bisherige Adresse sein, bei der Anschrift des alten Mieters dessen zukünftige.
Namen der bei der Übergabe weiteren anwesenden Personen (idealerweise mit Anschrift), sodass diese bei Streitigkeiten als Zeuge dienen können.
Datum und Uhrzeit der Wohnungsübergabe.
Unterschrift der beiden Mietparteien sowie ggf. weiterer Personen.

Inhalte zur Zustandsbeschreibung

Darüber hinaus sollte ein detaillierte Wohnungsübergabeprotokoll folgende inhaltliche Punkte aufweisen, mit denen der Zustand des Objekts beschrieben wird:

Das Protokoll sollte eine detaillierte Zustandsbeschreibung aller Räume enthalten. Ideal ist es, wenn Sie die Räume auflisten und in verschiedene Bereiche aufgliedern. Dazu eignen sich sehr gut Ankreuzkästen in zwei Kategorien wie zum Beispiel „ohne Mängel“ und „Mängel“ samt Zusatzzeile für Erläuterungen. Mit diesen Kästen sollten beide Parteien den Zustand für alle Räume und für alle einzelnen Bereiche wie Böden (mit Angabe der Art des Bodenbelags), Wände, Decken, Fenster, Fußleisten, Heizkörper/Rohre sowie Türen festhalten. Daraus ergibt sich je nach Wohnung eine relativ lange Liste von Einzelposten.
Auf die gleiche Art halten Sie den Zustand von Nutzflächen wie Balkon, Terrasse, Kellerraum, Dachboden oder Geräteschuppen fest.
Als Einzelpunkt oder unter den jeweiligen Räumen machen Sie Angaben zu erkennbaren Mängeln an Lichtschaltern, Steckdosen, Klingel oder Anschlüssen für TV und Telefon.
Notieren Sie die aktuellen Zählernummern und Zählerstände für Strom, Gas und Wasser (sofern zutreffend) sowie die noch vorhandene Menge an Energieträgern (Heizöl, Gas, Holz).
Listen Sie die Anzahl der übergebenen Schlüssel mit ihrer Funktion (Haustür, Wohnungstür, Kellerschloss, Briefkasten usw.) auf. Sollte ein oder mehrere Schlüssel bei Dritten hinterlegt sein, ist dies ebenfalls zu notieren. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Handwerksbetrieb bei der Beauftragung von Schönheitsreparaturen einen Schlüssel erhalten hat. Wichtig bei den Schlüsseln: Beim Auszug muss der Mieter alle Schlüssel abgeben. Das gilt auch für nachgemachte Exemplare. Beim Einzug muss der Vermieter alle vorhandenen Schlüssel an den neuen Mieter abgeben.
Sofern Bedienungsanleitungen wie für Rauchmelder, Heizthermen oder ähnliche Geräte übergeben werden, listen Sie diese im Schriftstück formlos auf.
Sollten Einrichtungsgegenstände wie eine Küche, Schränke oder ähnliches Teil der Mietervereinbarung sein, sollten Sie diese – ggf. mit erkennbaren Mängeln – aufführen. Bei der Übergabe sollten Sie die Funktion testen und protokollieren.

Nicht vergessen: Beide Parteien erhalten je ein Exemplar!

Praxistipp: das richtige Ankreuzen und Anmerken

Solange alle Räume in einem einwandfreien Zustand sind, gilt ein Kreuz bei „ohne Mängel“ als korrekt. Doch was passiert, wenn es erkennbare Gebrauchsspuren oder Stellen mit Schimmel oder abgeplatzter Farbe gibt? In diesem Fall kreuzen Sie „Mängel“ an und beschreiben in der Zusatzzeile den Mangel so exakt wie möglich. Sie sollten bei der Begutachtung insbesondere auf kleine „Macken“ achten, die später zu einem handfesten Streit führen können. Während ein kleiner Kratzer am Türrahmen meistens unerheblich ist, könnten übersehene Mängel anderer Art zu teuren Nacharbeiten führen. So erfordern schwer zu beseitigender Schimmel im Badezimmer, eine defekte Fensterdichtung oder ein Loch im Parkett sowie erforderliche Anstriche mit Ölfarbe häufig kostspielige Arbeiten. Halten Sie solche „Kleinigkeiten“ nicht im Protokoll fest, kann das beim Einzug später für Sie als Mieter teuer werden. Beim Auszug bleiben Sie als Vermieter dagegen auf den Kosten für die Beseitigung sitzen.

Denn es gilt: Nur wenn das Problem im Protokoll benannt ist, lässt sich die Verursacherfrage klären. Das ist die Voraussetzung, um den Mieter zur Beseitigung zu verpflichten.

Bei Uneinigkeit abweichende Meinungen protokollieren

Ziel der Bestandsaufnahme ist es, den Zustand der Wohnung möglichst objektiv zu erfassen. Allerdings ist es nicht immer eindeutig, ob eine Fußleiste zum Beispiel nur leicht abgenutzt wirkt oder beschädigt ist. Kommt es zu einer Differenz bei der Beurteilung, haben beide Seiten das Recht, eine abweichende Einschätzung in das Protokoll aufzunehmen. Denken Sie daran, strittige Punkte möglichst mit Fotos zu belegen.

Wichtig: Da beide Seiten das Wohnungsübergabeprotokoll unterschreiben, dürfen Sie eine abweichende Meinung nicht ignorieren.

Nebenabsprachen und später entdeckte Mängel

Im Protokoll sollten Sie auch mündliche Absprachen festhalten. Wenn eine Partei die Beseitigung eines Mangels zusagt, sollte das aus dem Schriftstück hervorgehen. Gleiches gilt für den Verzicht auf Beseitigung.

Problematisch sind in diesem Zusammenhang Mängel oder Zusagen, die nicht schriftlich festgehalten sind. Hält sich beispielsweise eine Vertragspartei nicht an mündliche Absprachen, muss die Gegenseite dieses Versäumnis nachweisen. Ähnlich ist es bei später entdeckten Mängeln. Daher gilt: Alle Vereinbarungen sollten Sie protokollieren.

Was passiert, wenn es keine Vereinbarung gibt?

Da ein Wohnungsübergabeprotokoll rechtlich nicht verpflichtend ist, können Sie auf dieses Schriftstück verzichten. Allerdings steht dann im Zweifelsfall Aussage gegen Aussage.

Sollte sich eine Partei weigern, den Zustand der Wohnung gemeinsam zu protokollieren, kann die jeweils andere einen Handwerker oder Sachverständigen hinzuziehen, um Mängel zu dokumentieren. Auch eine neutrale dritte Person wie ein Nachbar kann als Zeuge diese Rolle grundsätzlich übernehmen. Wichtig: Die Inspektion der Wohnung sollte im Zuge der Übergabe und damit zeitlich unmittelbar vorher oder nachher stattfinden. Je länger der Zeitraum dazwischen wird, desto weniger Klarheit herrscht über den tatsächlichen Zustand einer Wohnung.

Fazit: Nicht auf das Wohnungsübergabeprotokoll verzichten!

Eine klare Auflistung von Mängeln gehört bei einem Mieterwechsel zum guten Ton. Mehr noch: Das Protokollieren führt zu einer beidseitigen Verbindlichkeit und ein Stück Rechtssicherheit.

Der Vermieter kann später nicht behaupten, dass der Mieter die Wohnung beschädigt hat oder erforderliche Schönheitsreparaturen nicht erledigt hat. Der Mieter kann keine Mängel reklamieren, die er bei der Übergabe der Wohnung hätte sehen müssen. Zudem hilft das Papier, die Abnutzung zwischen Einzug und Auszug und möglicherweise erforderliche Schönheitsreparaturen zu bestimmen.

Wichtig: Unterzeichnen Sie dieses Papier erst bei Übergabe der Wohnung. Willigen Sie nicht in eine Übergabe ohne Protokoll ein. Die Schlüsselübergabe und die detaillierte Zustandsbeschreibung bilden am Tag der Wohnungsübergabe eine Einheit.