Heizkosten berechnen – so stimmt die Abrechnung

Die Heizkosten sind bei Mietimmobilien ein erheblicher Kostenfaktor. Sie gehören mit anderen Energie- und Betriebskosten zur sogenannten „zweiten Miete“. Die Abrechnung erfolgt entweder direkt zwischen Mieter und Versorger oder im Rahmen der jährlichen Heiz- oder/und Nebenkostenabrechnung. Immer wieder kommt es dabei zwischen Mieter und Vermieter zu Streit. Wir klären auf: Wie lassen sich Heizkosten berechnen und welche Anforderungen bestehen?

Rechtliche Grundlage ist die Heizkostenverordnung

Die Kosten für Warmwasser und Heizung darf der Vermieter gemäß § 2 Punkt 4 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf die Mieter umlegen. Was genau unter Heizkosten fällt und wie Vermieter diese abrechnen dürfen, ist in der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) festgehalten.

Wichtig: Die Verordnung bezieht sich nur auf vermietete Mehrfamilienhäuser mit Zentralheizung oder Fernwärmeversorgung. Ausgenommen sind Zweifamilienhäuser, in denen der Eigentümer wohnt, sowie Gebäude mit überwiegender Versorgung aus erneuerbaren Energien (Solar, Wind, Wärmepumpe, Kraftwärmekopplung), Passivhäusern (unter 15 kWh/qm Energiebedarf), Studentenwohnheime und ähnliche Gebäude sowie Häuser, in denen eine Installation von Ablesetechnik unverhältnismäßig teuer wäre.

Neue Heizkostenverordnung

Der Gesetzestext ist durch die Verordnung über die Änderung der Heizkostenverordnung inzwischen modifiziert bzw. ergänzt. Die Änderungen gelten seit Dezember 2021. Die folgenden Ausführungen berücksichtigen beide Grundlagen.

Was sind Heizkosten?

Den größten Kostenpunkt machen in vielen Abrechnungen die reinen Energiekosten samt Lieferkosten für Gas, Öl, Fernwärme, Holz oder ähnliche Brennstoffe aus. Unter den Begriff fallen jedoch deutlich mehr Ausgaben. Umlegbar sind zum Beispiel auch

• die Kosten für mit der Heizungsanlage bereitgestelltes Warmwasser,
• der erforderliche Strom für den Betrieb,
• Ausgaben für Wartungsarbeiten,
• Kosten für Reinigung der Anlage sowie des Heizungsraums,
• Kosten für den Schornsteinfeger,
• entstehende Servicekosten (Ablesen durch Dritte).

Wie dürfen Heizkosten berechnet werden?

Die Heizkostenverordnung betrifft nur Mietwohnungen, die über eine Zentralheizung oder Fernwärme versorgt werden. Viele Mieter gehen davon aus, dass die Kosten nach Verbrauch abzurechnen sind. Das ist jedoch nicht richtig. Der Gesetzgeber gibt in § 6 HeizkostenV einen Rahmen für die Abrechnung vor. Demnach sind mindestens 50 Prozent der Kosten nach Verbrauch abzurechnen. Die übrigen anfallenden Kosten, speziell verbrauchsunabhängige Posten wie Wartung oder Reinigung, darf der Vermieter gemäß der anteiligen Wohn- und Nutzfläche umlegen. Dadurch zahlen Mieter mit einer größeren Wohnung im Verhältnis etwas mehr Heizkosten als Mieter mit einer kleinen Wohnung. Die Abrechnungsgrundlage ist im Mietvertrag festzuhalten. Erfahrungsgemäß liegt der Anteil der über den Verbrauch abgerechneten Kosten bei bis zu 70 Prozent.

Wie sind Heizkosten zu ermitteln?

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Ermitteln des Verbrauchs. Auch darüber geraten Mieter und Vermieter häufig in Streit. Dem soll die oben genannte veränderte Heizkostenverordnung Rechnung tragen. Diese gibt die Abrechnungsmodelle vor, die der Vermieter nutzen muss.

Gemäß der seit Ende 2021 geänderten Passagen müssen Vermieter grundsätzlich den Verbrauch messen. Das ist mit sogenannten Heizkostenmengenzählern oder Heizkostenverteilern möglich. Dazu ist ein geeignetes Erfassungssystem in die Wohnungen und die Heizungstechnik einzubauen und zu nutzen. Die Änderungsverordnung schreibt außerdem vor, die Daten fernabzulesen. Die Fernauslesetechnik muss herstellerunabhängig funktionieren, also „interoperabel“ und „smartmeter-gateway-kompatibel“ (SMGW) sein. Sollte noch kein Fernauslesen der Verbrauchsmengen möglich sein, sind solche Vorrichtungen bis Ende 2026 nachzurüsten. Eine verlängerte Frist bis Ende 2031 gilt für nicht-kompatible Anlagen, die ein Jahr vor oder nach Inkrafttreten der novellierten Heizkostenverordnung eingebaut wurden.

Wichtig dabei: Die Abrechnung muss auf gemessenen Daten basieren. Reine Schätzungen sind nicht mehr erlaubt. Das bedeutet, dass der Mieter den Einbau von Messgeräten oder anderen Technologien akzeptieren muss.

Wann sind die Heizkosten zu ermitteln?

Da die auflaufenden Verbrauchsdaten vor allem im Winter anfallen, sind die Daten wenigstens zweimal im Jahr zu erfassen und den Mietern mitzuteilen. Bei elektronischer Datenübermittlung oder auf Wunsch des Mieters ist der Vermieter verpflichtet, diese Daten vierteljährlich bereitzustellen. Seit Januar 2022 sind die fernausgelesenen Daten sogar monatlich zu übermitteln.

Was muss die Mitteilung über die Heizkosten enthalten?

Neben der Pflicht zur Fernauslese gibt es für Vermieter Vorgaben, welche Informationen Sie zusätzlich zur Verfügung stellen müssen. Dazu zählen:

• Verbrauch in kWh,
• Kosten der Energie/des Brennmaterials,
• Brennmaterial und dessen Zusammensetzung,
• Angabe zu den verursachten CO2-Emmissionen,
• Vergleich der aktuellen Daten zum Vorjahr (klimabereinigt),
• Vergleich der aktuellen Daten zur Nutzerkategorie (klimabereinigt).

Diese Angaben sollen den Mietern mehr Informationen zu ihrem Heizverhalten bieten. Speziell der Vergleich zum Vorjahr und zu typischen anderen Nutzern (Mietern) soll dazu beitragen, Einsparpotenziale zu verdeutlichen und das eigene Verhalten in der Heizperiode zu optimieren.

Wann werden die Heizkosten abgerechnet?

Unabhängig von der Mitteilungspflicht werden die Heizkosten grundsätzlich einmal im Jahr abgerechnet. In der Regel leistet der Mieter im Rahmen der sogenannten Nebenkosten eine monatliche Vorauszahlung, die damit verrechnet wird. Die Abrechnung der Heizkosten ist in der Regel Teil der Betriebskostenabrechnung.

Es gelten folgende Vorgaben:

• Der Vermieter muss die Heizkosten für ein Jahr abrechnen.
• Das Abrechnungsjahr muss nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein (bspw. ist es erlaubt, von März bis Februar abzurechnen).
• Auf der Abrechnung müssen die oben genannten Angaben der Verbrauchsmitteilungen enthalten sein sowie unter anderem der Verbrauch, die Brennstoffklasse, die Gesamtkosten, die Nebenkosten, der Kostenverteilungsschlüssel, die Größe der beheizten Wohnfläche, die geleisteten Vorauszahlungen und die sich aus der Abrechnung ergebene Differenz.
• Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.
• Ergeben sich über die geleisteten Nebenkostenpauschalen hinausgehende Forderungen an den Mieter, sind diese ebenfalls ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums zu stellen. Guthaben für den Mieter sind dagegen auch später noch auszuzahlen.
• Mieter können bis zu ein Jahr nach Ausstellen der Abrechnung Widerspruch gegen die Abrechnung einlegen.

Besonderheit: Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums

Nicht immer finden Mieterwechsel zum Ende eines Abrechnungszeitraums statt. Für „unterjährige“ Wechsel gilt: Jeder Mieter zahlt nur den Anteil von Heizkosten, die während seiner vertraglichen Mietzeit angefallen sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Wohnung vorzeitig geräumt oder verspätet bezogen wurde. Der Vermieter muss beim Ein- und Auszug die Verbrauchswerte ermitteln, diese aber nicht vorzeitig abrechnen. Der ausziehende Mieter muss sich bis zur regulären Abrechnung gedulden.

Besonderheit: Wer zahlt für Leerstand?

Bei einem Wohnungswechsel kann ein Mietobjekt längere Zeit leer stehen. Dieser Leerstand darf nicht zulasten der anderen Mieter gehen. Der Vermieter muss für diesen Zeitraum die für diese Wohnung anfallenden Gesamtheizkosten ganz normal ermitteln. Die errechnete Summe geht jedoch zu seinen Lasten. Er darf diese nicht auf die anderen Mieter umlegen, sondern muss diese von der Gesamtsumme der Heizkosten herausrechnen. Das beinhaltet auch anteilige Kosten wie für Wartung, Reinigung und Auslesen der Daten.